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Requisition ID: req3189

Job Title: Senior Office Manager (m/w)

Sector: Supply Chain

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Location: Bonn, Germany

Application Deadline: 06 December 2018

Job Description

Über uns

IRC (International Rescue Committee) steht von Krieg und Krisen betroffenen Menschen zur Seite, um ihr Überleben und den Wiederaufbau ihrer Existenz zu sichern. Seit ihrer Gründung im Jahre 1933 auf Anregung von Albert Einstein leistet die Organisation insbesondere für Flüchtlinge lebensrettende Hilfe. Heute unterstützen wir jährlich etwa 23 Millionen Menschen in über 40 Ländern der Welt. Unser Ziel ist, zur Linderung ihres Leids beizutragen und die Bedingungen für ein Leben in Würde und Hoffnung zu gewährleisten. Dabei spielen wir eine führende Rolle bei der Entwicklung neuer, nachweislich wirksamer Verfahren und Ansätze, um den Schutz und die Selbstbestimmung besonders gefährdeter Menschen zu fördern. So bereitet IRC den Weg „from harm to home“ – aus dem Leid zurück ins Leben. IRC ist international eine der größten Hilfsorganisationen mit einem Fokus auf fragile Kontexte. Seit 2016 sind wir auch mit zwei Niederlassungen in Deutschland aktiv, wo wir den strategischen Dialog mit anderen deutschen Akteuren der humanitären Hilfe und Entwicklungszusammenarbeit steuern, bei politischen Prozessen Einflussnahme zugunsten derer, die von Vertreibung betroffen sind, nehmen, und Fördermittel akquirieren und verwalten; des Weiteren führt die deutsche Sektion Integrationsprojekte mit und für geflüchtete Menschen in Deutschland durch.

In den nächsten Jahren erwartet IRC Deutschland durch organisationsinterne Veränderungen ein starkes Wachstum an den Standorten Bonn und Berlin sowie wachsende Verantwortung als europäischer Hauptsitz der Organisation. Deshalb bauen wir den Bereich Operations weiter aus. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Senior Office Manager (m/w) mit dem Schwerpunkt Einkauf.

Ihr Verantwortungsbereich

Als Senior Office Manager (m/w) betreuen Sie die Bereiche Procurement, Logistics und Office Management an beiden Standorten eigenverantwortlich. Dabei übernehmen Sie unter anderem folgende Aufgaben:

 

  • Sie übernehmen die fachliche und disziplinarische Führung eines dreiköpfigen Teams
  • Sie verantworten reibungslose interne Abläufe an beiden Standorten
  • Gemeinsam mit Ihrem Team führen Sie Prozesse ein, beispielsweise im Bereich Hot Desking oder Office Kalender
  • Sie erstellen Inventarlisten und leiten daraus den Einkaufsbedarf ab
  • Sie fungieren als Ansprechpartner/in für externe Dienstleister und Besucher
  • Sie sind für den Einkauf von IT Equipment, Möbeln, Bürobedarf und Dienstleistungen wie z.B. Übersetzungen verantwortlich
  • Sie pflegen und entwickeln ein Netzwerk von Zulieferern und Dienstleistern
  • Unter Berücksichtigung von Qualität und Kosteneffizienz bauen Sie den Bereich Beschaffung weiter aus
  • Sie setzen an den deutschen Standorten die globalen IRC Richtlinien um und stellen dessen Einhaltung sicher
  • In Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung und der Global Supply Chain Abteilung sorgen Sie für ein effektives Vertragsmanagement und den Abschluss neuer Rahmenverträge
  • Sie führen interne Schulungen zu IRC Beschaffungsrichtlinien durch und stehen unseren MitarbeiterInnen beratend zur Seite
  • Sie sind die interne Schnittstelle zum globalen IRC IT-Team und gewährleisten dessen Unterstützung für die MitarbeiterInnen in Deutschland
  • Gemeinsam mit Ihrem Team unterstützen Sie die erfolgreiche Organisation und Durchführung von (internen) IRC Events

Ihr Profil

  • Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung oder ein Hochschulstudium in einem relevanten Feld (Logistik, Global Supply Chain, Operations Management, Wirtschaft)
  • Sie besitzen Berufserfahrung und fundiertes Fachwissen im Bereich Office Management und Einkauf, vorzugsweise im NGO Umfeld
  • Sie kennen sich mit Beschaffungsprozessen und -Richtlinien aus
  • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sie haben ausgeprägte kommunikative und interpersonelle Fähigkeiten
  • Sie zeichnet eine lösungsorientierte Arbeitsweise aus
  • Sie verfügen über eine ausgeprägte Dienstleistermentalität und idealerweise über erste Erfahrung in der Führung von MitarbeiterInnen
  • Ihre Arbeitsweise ist organisiert und strukturiert
  • Sie beherrschen die Programme des MS Office Pakets

Wir bieten Ihnen

  • Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe mit viel Eigenverantwortung in einer wachsenden Organisation
  • Die Möglichkeit, den Bereich Operations von Grund auf entscheidend mitzugestalten und den dafür nötigen kreativen Freiraum
  • Die Arbeit in einer renommierten innovations- und wirkungsorientierten internationalen NGO
  • Ein dynamisches und hochmotiviertes Team
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag
  • Ein attraktives Gehalt sowie diverse Mitarbeitervorteile

Wenn Sie mit Ihrem Talent dazu beitragen möchten, Geflüchteten und Menschen in Krisengebieten ein Leben in Würde zu ermöglichen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

 Für Fragen steht Ihnen gerne Frau Christine Mader, HR Managerin, zur Verfügung (Tel. 0228 5226 1628).

Bei gleicher Qualifikation werden BewerberInnen mit Behinderung bzw. Migrationshintergrund bevorzugt berücksichtigt. 

Bewerbungsschluss ist der 06.12.2018

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.de

#IRC-Europe

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